Politique de confidentialité
TailorTalents respecte votre vie privée et traite les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018. Cette politique explique quelles données personnelles nous collectons via notre site, notre portail opérationnel et l'application mobile TailorTalents, pourquoi, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons, et quels droits vous avez.
1. Qui nous sommes et comment nous joindre
Le responsable du traitement des données personnelles via ce site est Apro BV, opérant sous le nom commercial TailorTalents, dont le siège social est sis Burgemeester Michel Du Tré-straat 13, 9250 Waasmunster, Belgique. Numéro d'entreprise / TVA : BE 0773.466.716 (RPR Gent, division Termonde).
Pour toute question relative à la vie privée, demande d'exercice de vos droits ou plainte, joignez-nous via :
- Email : info@tailortalents.be
- Courrier : Apro BV (TailorTalents), Burgemeester Michel Du Tré-straat 13, 9250 Waasmunster
- Téléphone : +32 483 09 79 47
Nous n'avons pas désigné de Délégué à la Protection des Données (DPO) — nos activités de traitement n'atteignent pas les seuils de l'article 37 RGPD. Le contact ci-dessus est le point responsable des questions vie privée.
2. Champ d'application de cette politique
Cette politique s'applique aux données personnelles traitées via notre site tailortalents.com, notre portail opérationnel et l'application mobile TailorTalents destinée aux employés et prestataires autorisés. Elle couvre les visiteurs, prospects, contacts clients, destinataires de livraisons et utilisateurs de l'application.
Lorsque nous traitons des données personnelles sur instruction d'un client (notamment les tournées, coordonnées des destinataires et plannings d'installation), le client est généralement le responsable du traitement et TailorTalents agit comme sous-traitant dans le cadre du contrat et de l'accord de traitement applicables. Ces conditions continuent de s'appliquer parallèlement à cette politique.
3. Quelles données personnelles nous collectons
Données que vous nous fournissez directement
- Soumissions du formulaire de contact : nom, fonction, entreprise, email, téléphone, contenu du message
- Correspondance email et notes d'appel à votre initiative
- Informations soumises lors d'une candidature (CV, lettre de motivation, coordonnées)
Données du portail opérationnel et de l'application mobile
- Identifiants de compte et professionnels : nom, email professionnel, identifiants utilisateur et entreprise, rôle et données d'authentification
- Informations de tournée et de commande nécessaires au travail : adresses de livraison ou d'enlèvement, coordonnées des destinataires, consignes d'accès, matériaux et mises à jour de statut
- Saisies opérationnelles dans l'application : actions de tournée et d'arrêt, horodatages, notes, résultats des listes de contrôle et motifs d'échec
- Preuves de service : photos, signatures, ainsi que l'heure et le lieu où la preuve a été capturée
- Localisation précise en direct pendant qu'une tournée assignée est active, avec la précision, la vitesse et la direction lorsque l'appareil les fournit
- Jeton de notification push et plateforme de l'appareil
- Rapports de diagnostic : message d'erreur, pile technique, plateforme, écran concerné et, lorsque l'utilisateur est connecté, identifiants utilisateur et entreprise
Données collectées automatiquement
- Logs serveur : adresse IP, user agent, URL demandée, horodatage, statut de réponse (à des fins de sécurité et opérationnelles)
- Cookies strictement nécessaires (voir notre Politique cookies)
- Données d'usage agrégées et non identifiantes (compteurs de pages vues) lorsque disponibles
Nous n'utilisons actuellement aucun cookie marketing ou analytics. Si nous ajoutons de tels outils (ex. GA4), cette politique et notre Politique cookies seront mises à jour et un bandeau de consentement sera introduit avant qu'un cookie non essentiel ne se déclenche.
4. Comment et pourquoi nous utilisons vos données
Finalités et bases légales
| Traitement | Base légale (Art. 6 RGPD) |
|---|---|
| Répondre à un formulaire de contact et qualifier le lead | Mesures précontractuelles à la demande de la personne (Art. 6(1)(b)) et intérêt légitime en prospection B2B (Art. 6(1)(f)) |
| Envoyer un devis et suivre une conversation commerciale B2B | Mesures précontractuelles (Art. 6(1)(b)) |
| Exécuter un contrat de livraison, installation ou service | Exécution du contrat (Art. 6(1)(b)) |
| Authentifier les utilisateurs, attribuer et exécuter les tournées, synchroniser le travail hors ligne et enregistrer les preuves de service | Exécution du contrat (Art. 6(1)(b)) et intérêts légitimes à fournir un service sûr et traçable (Art. 6(1)(f)) |
| Partager la localisation en direct d'un employé avec le dispatch autorisé pendant une tournée active et détecter l'arrivée à un arrêt | Intérêts légitimes de coordination opérationnelle, de sécurité et de précision des heures d'arrivée communiquées aux clients (Art. 6(1)(f)), sous réserve des obligations d'information, de consultation et de protection prévues par le droit du travail applicable |
| Envoyer des notifications push opérationnelles et analyser les plantages ou échecs de synchronisation | Intérêts légitimes à fournir un service fiable et sécurisé (Art. 6(1)(f)) |
| Facturation, comptabilité, conservation légale | Obligation légale (Art. 6(1)(c)) — droit comptable et fiscal belge |
| Envoi d'emails marketing direct | Consentement (Art. 6(1)(a)) — opt-in requis, opt-out toujours disponible |
| Logs serveur et sécurité IT | Intérêt légitime en sécurité opérationnelle (Art. 6(1)(f)) |
| Recrutement (candidatures) | Mesures précontractuelles (Art. 6(1)(b)) et consentement pour conservation au-delà du processus de sélection |
Lorsque nous nous appuyons sur l'intérêt légitime, nous avons réalisé un test de mise en balance pesant notre intérêt dans les relations commerciales B2B contre vos attentes raisonnables et vos droits. Vous pouvez en demander une copie au contact ci-dessus.
5. Avec qui nous partageons vos données
Nous partageons les données personnelles uniquement avec les catégories de destinataires nécessaires à la prestation de nos services ou à la conformité à une obligation légale. Concrètement :
- Hébergement et infrastructure cloud : Amazon Web Services (AWS) et Microsoft Azure
- Distribution mobile et transport des messages : Apple, Google/Firebase et Expo Application Services
- Email : Amazon WorkMail
- Comptabilité et facturation : notre comptable sous engagement strict de confidentialité
- Sous-traitants transport et installation, uniquement quand nécessaire à l'exécution d'une livraison ou installation que vous avez commandée
- Autorités publiques, lorsque la loi belge l'exige
Chaque sous-traitant externe traitant des données personnelles pour notre compte opère sous un accord écrit de traitement (Article 28 RGPD) qui l'oblige à n'agir que sur nos instructions et à appliquer des mesures de sécurité appropriées.
6. Transferts internationaux
Certains de nos sous-traitants sont établis hors de l'Espace Économique Européen, notamment aux États-Unis. Quand c'est le cas, nous nous appuyons sur :
- Le cadre EU–US Data Privacy Framework (DPF) lorsque le destinataire est certifié DPF (Amazon Web Services, Microsoft et Amazon WorkMail sont tous certifiés DPF) — Décision d'adéquation (UE) 2023/1795 du 10 juillet 2023
- Les Clauses Contractuelles Types (CCT) de la Commission européenne lorsque le destinataire n'est pas certifié DPF, complétées par des mesures techniques et organisationnelles appropriées
Vous pouvez demander une copie des garanties que nous appliquons à un transfert spécifique au contact ci-dessus.
7. Combien de temps nous conservons vos données
| Catégorie | Durée de conservation |
|---|---|
| Données de prospection (pas de contrat signé) | Jusqu'à 12 mois après la dernière interaction, puis suppression ou anonymisation |
| Données de devis / RFQ (pas de contrat signé) | 1 an après expiration du devis ; métadonnées d'archive jusqu'à 5 ans |
| Contrats commerciaux actifs | 10 ans après la fin du contrat (prescription Code civil) |
| Facturation et comptabilité | 7 ans (Art. III.86 Code de droit économique et droit fiscal/TVA belge) |
| Logs serveur | 6–12 mois |
| Position en direct de la tournée | Seule la position la plus récente est conservée ; elle est remplacée pendant la tournée et supprimée à la fin de celle-ci. Nous ne conservons pas d'historique de localisation. |
| Jeton de notification push de l'appareil | Jusqu'à la déconnexion, son remplacement par un autre compte, son invalidation par la plateforme ou sa suppression sur demande |
| Diagnostics d'erreurs client et d'échecs de synchronisation | 30 jours par défaut |
| Actions de tournée, photos de preuve, signatures et métadonnées de localisation de la preuve | Pendant la durée requise par le contrat client, puis uniquement pour les exigences légales, de réclamation et d'audit applicables, normalement dans la durée de conservation des dossiers contractuels indiquée ci-dessus |
| Abonnés à la newsletter | Jusqu'à retrait du consentement + délai raisonnable de suppression |
| Candidatures | Fin sélection + 6 mois, ou 2 ans avec consentement |
8. Comment nous protégeons vos données
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles proportionnées au risque : chiffrement TLS en transit, contrôle d'accès sur base du besoin d'en connaître, engagements écrits de confidentialité avec personnel et sous-traitants, et procédure définie de réponse aux incidents pour toute violation présumée. Nous notifions à l'APD toute violation à risque dans les 72 heures de notre prise de conscience (Article 33 RGPD) et informons les personnes concernées sans retard injustifié lorsque la violation est susceptible d'entraîner un risque élevé pour leurs droits et libertés (Article 34 RGPD).
9. Vos droits et comment les exercer
En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants à l'égard des données personnelles que nous détenons sur vous :
- Droit d'accès — demander une copie des données personnelles que nous détenons (Art. 15)
- Droit de rectification — demander la correction de données inexactes ou incomplètes (Art. 16)
- Droit à l'effacement — demander la suppression, sous réserve des obligations de conservation applicables (Art. 17)
- Droit à la limitation — demander la limitation du traitement dans certaines circonstances (Art. 18)
- Droit à la portabilité — recevoir une copie lisible par machine des données fournies sur base de consentement ou contrat (Art. 20)
- Droit d'opposition — vous opposer à tout moment à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, avec un droit d'opposition absolu au marketing direct (Art. 21)
- Droit de retrait du consentement — à tout moment lorsque le traitement est fondé sur le consentement, sans préjudice du traitement licite antérieur (Art. 7(3))
- Droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou similaires (Art. 22) — nous ne prenons pas actuellement de telles décisions
Pour exercer l'un de ces droits, y compris demander la suppression de données de l'application mobile TailorTalents, envoyez un email à info@tailortalents.be avec l'objet « Suppression des données mobiles ». Indiquez l'email professionnel et l'organisation liés au compte, mais ne transmettez jamais de mot de passe. Nous vérifions la demande, désactivons ou supprimons le compte et le jeton de l'appareil lorsque cela s'applique, et supprimons les données dont TailorTalents est responsable du traitement. Les actions de tournée, photos de preuve, signatures et dossiers de commande associés peuvent être conservés lorsque le client reste responsable du traitement ou lorsque des obligations contractuelles, légales, de réclamation ou d'audit l'exigent ; la position en direct est supprimée à la fin de la tournée et les diagnostics d'erreurs client sont supprimés après 30 jours par défaut. Nous répondons dans le mois et pouvons prolonger ce délai de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informons.
10. Droit d'introduire une plainte auprès de l'APD
Si vous estimez que notre traitement viole le RGPD, vous avez le droit d'introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données belge (APD/GBA) :
- Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique
- Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
- Email : contact@apd-gba.be
- Web : autoriteprotectiondonnees.be
Nous serions heureux d'aborder toute préoccupation directement avec vous d'abord — mais vous pouvez aussi vous adresser à l'APD sans nous contacter, et à tout moment.
12. Enfants
Nos services s'adressent aux entreprises, pas aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de personnes de moins de 16 ans (l'âge belge du consentement numérique sous l'Article 7 de la loi du 30 juillet 2018 est 13 ans, mais nos services ne sont pas destinés aux mineurs).
13. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter des changements dans nos activités, dans la technologie ou dans le droit applicable. Le numéro de version et la date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page reflètent la version actuelle. Les changements matériels affectant vos droits sont communiqués via ce site et, le cas échéant, par notification directe.
14. Contact
Questions sur cette politique ou sur la manière dont nous traitons vos données ? Email info@tailortalents.be ou écrivez à Apro BV (TailorTalents), Burgemeester Michel Du Tré-straat 13, 9250 Waasmunster, Belgique.
Besoin d'autre chose ?
Si quelque chose n'est pas clair ou si vous voulez exercer un de vos droits, envoyez simplement un email court à info@tailortalents.be. Nous tâchons d'écrire cette politique en langage clair — si une section vous embrouille, c'est de notre faute, et nous la réécrirons.