Privacybeleid
TailorTalents respecteert uw privacy en verwerkt persoonsgegevens in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische Wet van 30 juli 2018. Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens we via onze website, het operationele portaal en de mobiele TailorTalents-app verzamelen, waarom, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren, en welke rechten u hebt.
1. Wie wij zijn en hoe u ons bereikt
De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via deze website worden verwerkt, is Apro BV, handelend onder de naam TailorTalents, met maatschappelijke zetel te Burgemeester Michel Du Tré-straat 13, 9250 Waasmunster. Ondernemingsnummer / BTW: BE 0773.466.716 (RPR Gent, afdeling Dendermonde).
Voor elke privacy-gerelateerde vraag, verzoek tot uitoefening van uw rechten of klacht bereikt u ons via:
- E-mail: info@tailortalents.be
- Post: Apro BV (TailorTalents), Burgemeester Michel Du Tré-straat 13, 9250 Waasmunster
- Telefoon: +32 483 09 79 47
Wij hebben geen Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) aangesteld — onze verwerkingen halen de drempels in artikel 37 AVG niet. Bovenstaand contact is het verantwoordelijke privacy-aanspreekpunt.
2. Waarop dit beleid van toepassing is
Dit beleid is van toepassing op persoonsgegevens die worden verwerkt via onze website tailortalents.com, ons operationele portaal en de mobiele TailorTalents-app voor bevoegde werknemers en opdrachtnemers. Het dekt bezoekers, prospects, contactpersonen van klanten, ontvangers van leveringen en appgebruikers.
Wanneer wij persoonsgegevens in opdracht van een klant verwerken (waaronder bezorgroutes, gegevens van geadresseerden en installatieschema's), is de klant doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke en treedt TailorTalents op als verwerker onder het toepasselijke contract en de verwerkersovereenkomst. Die voorwaarden blijven naast dit beleid van toepassing.
3. Welke persoonsgegevens wij verzamelen
Gegevens die u rechtstreeks aanlevert
- Contactformulier-inzendingen: naam, functie, bedrijf, e-mail, telefoon, inhoud van het bericht
- E-mailcorrespondentie en gespreksnotities die u initieert
- Informatie die u indient bij een sollicitatie (cv, motivatie, contactgegevens)
Gegevens van het operationele portaal en de mobiele app
- Account- en arbeidsidentificatoren: naam, werk-e-mail, gebruikers- en bedrijfsidentificatoren, rol en authenticatiegegevens
- Route- en orderinformatie die nodig is voor het werk: leverings- of ophaaladressen, contactgegevens van ontvangers, toegangsinstructies, materialen en statusupdates
- Operationele invoer in de app: route- en stopacties, tijdstippen, notities, checklistresultaten en redenen van mislukking
- Bewijs van dienstverlening: foto's, handtekeningen en het tijdstip en de locatie waarop het bewijs is vastgelegd
- Precieze live locatie terwijl een toegewezen route actief is, samen met nauwkeurigheid, snelheid en rijrichting indien het toestel die aanlevert
- Pushnotificatietoken en platform van het toestel
- Diagnostische rapporten: foutmelding, technische stack, appplatform, betrokken scherm en, indien aangemeld, gebruikers- en bedrijfsidentificatoren
Gegevens die automatisch worden verzameld
- Server-logs: IP-adres, user agent, opgevraagde URL, tijdstempel, responsstatus (operationele en beveiligingsdoeleinden)
- Strikt noodzakelijke cookies (zie ons Cookiebeleid)
- Geaggregeerde, niet-identificeerbare gebruiksgegevens (paginaweergaven) waar beschikbaar
Wij gebruiken op dit moment geen marketing- of analytics-cookies. Indien wij dergelijke tools toevoegen (bv. GA4), wordt dit beleid en ons Cookiebeleid bijgewerkt en wordt een toestemmingsbanner ingevoerd vooraleer een niet-essentiële cookie wordt geactiveerd.
4. Hoe en waarom we uw gegevens gebruiken
Doeleinden en rechtsgrond
| Verwerking | Rechtsgrond (Art. 6 AVG) |
|---|---|
| Reageren op een contactformulier en de lead kwalificeren | Pre-contractuele maatregelen op verzoek van betrokkene (Art. 6(1)(b)) en gerechtvaardigd belang in B2B-prospectie (Art. 6(1)(f)) |
| Versturen van een offerte en opvolgen van een B2B-verkoopgesprek | Pre-contractuele maatregelen (Art. 6(1)(b)) |
| Uitvoeren van een leverings-, installatie- of servicecontract | Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b)) |
| Appgebruikers authenticeren, routes toewijzen en voltooien, offline werk synchroniseren en bewijs van dienstverlening vastleggen | Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b)) en gerechtvaardigde belangen in veilige, controleerbare dienstverlening (Art. 6(1)(f)) |
| De live locatie van een werknemer delen met bevoegde dispatchmedewerkers terwijl een route actief is, en aankomst bij een stop detecteren | Gerechtvaardigde belangen in operationele coördinatie, veiligheid en nauwkeurige aankomsttijden voor klanten (Art. 6(1)(f)), met naleving van de informatie-, overleg- en beschermingsplichten uit het toepasselijke arbeidsrecht |
| Operationele pushnotificaties verzenden en appcrashes of mislukte synchronisaties onderzoeken | Gerechtvaardigde belangen in betrouwbare en veilige dienstverlening (Art. 6(1)(f)) |
| Facturatie, boekhouding, wettelijke bewaring | Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c)) — Belgische boekhoud- en fiscale wetgeving |
| Versturen van direct-marketing e-mails | Toestemming (Art. 6(1)(a)) — opt-in vereist, opt-out steeds beschikbaar |
| Server-logs en IT-beveiliging | Gerechtvaardigd belang in operationele beveiliging (Art. 6(1)(f)) |
| Werving (sollicitaties) | Pre-contractuele maatregelen (Art. 6(1)(b)) en toestemming voor bewaring na de selectieprocedure |
Waar we ons baseren op gerechtvaardigd belang, hebben wij een afwegingstoets uitgevoerd waarin ons belang in B2B-relaties wordt afgewogen tegen uw redelijke verwachtingen en rechten. U kunt een kopie hiervan opvragen via bovenstaand contact.
5. Met wie we uw gegevens delen
Wij delen persoonsgegevens enkel met categorieën ontvangers die noodzakelijk zijn om onze diensten te leveren of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Concreet:
- Hosting en cloud-infrastructuur: Amazon Web Services (AWS) en Microsoft Azure
- Mobiele distributie en berichtentransport: Apple, Google/Firebase en Expo Application Services
- E-mail: Amazon WorkMail
- Boekhouding en facturatie: onze boekhouder onder strikte vertrouwelijkheidsverbintenis
- Transport- en installatie-onderaannemers, enkel wanneer noodzakelijk om een door u bestelde levering of installatie uit te voeren
- Overheidsinstanties, wanneer vereist door Belgisch recht
Elke externe verwerker die persoonsgegevens namens ons verwerkt, opereert onder een schriftelijke verwerkersovereenkomst (Artikel 28 AVG) die hen verplicht enkel op onze instructies te handelen en passende beveiligingsmaatregelen toe te passen.
6. Internationale doorgiften
Sommige van onze verwerkers zijn buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd, in het bijzonder in de Verenigde Staten. Waar dit het geval is, baseren wij ons op:
- Het EU–US Data Privacy Framework (DPF) waar de ontvanger DPF-gecertificeerd is (Amazon Web Services, Microsoft en Amazon WorkMail zijn allemaal DPF-gecertificeerd) — Adequaatheidsbesluit (EU) 2023/1795 van 10 juli 2023
- Standaard Contractuele Bepalingen (SCC's) van de Europese Commissie waar de ontvanger niet DPF-gecertificeerd is, aangevuld met passende technische en organisatorische maatregelen
U kunt een kopie van de waarborgen die wij voor een specifieke doorgifte toepassen, opvragen via bovenstaand contact.
7. Hoe lang we uw gegevens bewaren
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Lead-gen contactgegevens (geen contract gesloten) | Tot 12 maanden na de laatste interactie, daarna verwijderd of geanonimiseerd |
| Offerte / RFQ-gegevens (geen contract gesloten) | 1 jaar na vervaldatum offerte; archief-metadata tot 5 jaar |
| Actieve commerciële contracten | 10 jaar na einde contract (verjaringstermijn Burgerlijk Wetboek) |
| Facturatie en boekhouding | 7 jaar (Art. III.86 Wetboek economisch recht en Belgische BTW-/IB-wetgeving) |
| Server-logs | 6–12 maanden |
| Live routepositie | Alleen de recentste positie wordt bewaard; ze wordt tijdens de route overschreven en bij het einde van de route verwijderd. Wij bewaren geen locatiegeschiedenis. |
| Pushnotificatietoken van het toestel | Tot afmelding, vervanging door een andere account, ongeldigverklaring door het platform of verwijdering op verzoek |
| Clientfouten en diagnostiek van mislukte synchronisatie | Standaard 30 dagen |
| Routeacties, bewijsfoto's, handtekeningen en locatiegegevens van het bewijs | Gedurende de termijn die het klantcontract vereist en daarna alleen voor toepasselijke wettelijke, vorderings- en auditvereisten, normaal binnen de bewaartermijn voor contractgegevens hierboven |
| Marketing-e-mailabonnees | Tot intrekking van toestemming + redelijke verwijderingsdelay |
| Sollicitaties | Einde selectie + 6 maanden, of 2 jaar met toestemming |
8. Hoe we uw gegevens beveiligen
Wij passen technische en organisatorische maatregelen toe die in verhouding staan tot het risico: TLS-encryptie tijdens transport, toegangscontrole op need-to-know-basis, schriftelijke vertrouwelijkheidsverbintenissen met personeel en verwerkers, en een gedefinieerde incident-respons-procedure voor elke vermoede inbreuk in verband met persoonsgegevens. Wij melden een meldplichtige inbreuk binnen 72 uur na bewustwording aan de APD (Artikel 33 AVG) en informeren betrokken personen zonder onnodige vertraging wanneer de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico voor hun rechten en vrijheden inhoudt (Artikel 34 AVG).
9. Uw rechten en hoe u ze uitoefent
Onder de AVG hebt u de volgende rechten ten aanzien van persoonsgegevens die wij over u bewaren:
- Recht op inzage — vraag een kopie van de persoonsgegevens die wij bewaren (Art. 15)
- Recht op rectificatie — verzoek tot correctie van onjuiste of onvolledige gegevens (Art. 16)
- Recht op gegevenswissing — verzoek tot verwijdering, behoudens toepasselijke bewaarverplichtingen (Art. 17)
- Recht op beperking — verzoek tot beperking van de verwerking in bepaalde omstandigheden (Art. 18)
- Recht op overdraagbaarheid — ontvang een machineleesbare kopie van gegevens die u op basis van toestemming of contract aan ons hebt verstrekt (Art. 20)
- Recht van bezwaar — bezwaar te allen tijde tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, met absoluut recht van bezwaar tegen direct marketing (Art. 21)
- Recht op intrekking van toestemming — te allen tijde, waar de verwerking op toestemming is gebaseerd, zonder afbreuk te doen aan voorgaande rechtmatige verwerking (Art. 7(3))
- Recht om niet onderworpen te zijn aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen (Art. 22) — wij nemen op dit moment geen dergelijke beslissingen
Om een van deze rechten uit te oefenen, waaronder verwijdering van gegevens uit de mobiele TailorTalents-app, mailt u info@tailortalents.be met als onderwerp 'Verwijdering mobiele gegevens'. Vermeld het werk-e-mailadres en de organisatie die aan de account zijn gekoppeld, maar stuur nooit een wachtwoord. Wij verifiëren het verzoek, deactiveren of verwijderen waar toepasselijk de account en het toesteltoken, en verwijderen gegevens waarvoor TailorTalents verwerkingsverantwoordelijke is. Routeacties, bewijsfoto's, handtekeningen en bijbehorende ordergegevens kunnen worden bewaard wanneer de klant verwerkingsverantwoordelijke blijft of wanneer contractuele, wettelijke, vorderings- of auditverplichtingen dat vereisen; de live routepositie wordt verwijderd wanneer de route eindigt en diagnostiek van clientfouten wordt standaard na 30 dagen verwijderd. Wij reageren binnen één maand en kunnen die termijn voor complexe verzoeken met twee maanden verlengen, in welk geval wij u daarover informeren.
10. Recht om klacht in te dienen bij de Belgische APD
Indien u meent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens de AVG schendt, hebt u het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (APD/GBA):
- Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
- Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
- E-mail: contact@apd-gba.be
- Web: gegevensbeschermingsautoriteit.be
Wij zouden graag eerst rechtstreeks met u in dialoog gaan — maar u kunt zich ook zonder contact met ons en op elk moment tot de APD richten.
12. Kinderen
Onze diensten zijn gericht op bedrijven, niet op kinderen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen onder 16 (de Belgische digitale leeftijd van toestemming onder Artikel 7 van de Wet van 30 juli 2018 is 13, maar onze diensten richten zich niet op minderjarigen).
13. Wijzigingen aan dit beleid
Wij kunnen dit beleid bijwerken om wijzigingen in onze verwerkingsactiviteiten, technologie of toepasselijk recht te weerspiegelen. Het versienummer en de 'Laatst bijgewerkt'-datum bovenaan deze pagina geven de huidige versie aan. Materiële wijzigingen die uw rechten raken, worden via deze website gecommuniceerd en, waar passend, via direct bericht.
14. Contact
Vragen over dit beleid of over hoe wij uw persoonsgegevens behandelen? Mail info@tailortalents.be of schrijf naar Apro BV (TailorTalents), Burgemeester Michel Du Tré-straat 13, 9250 Waasmunster.
Nog iets nodig?
Als iets onduidelijk is of als u één van uw rechten wilt uitoefenen, stuur dan een korte e-mail naar info@tailortalents.be. We proberen dit beleid in begrijpelijke taal te schrijven — als een sectie verwarrend is, ligt dat aan ons en herschrijven we ze.